Meeting reserveren

WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST
Elke reservering of wijziging van de planning, schriftelijk bevestigd (e-mail of brief) zal onderworpen zijn aan
de algemene verkoopsvoorwaarden van HASHOTEL en zal resulteren in een wijziging van de overeenkomst.
• BEËINDIGING OM REDEN
Zonder beperking van de rechten van een partij om de Overeenkomst te beëindigen wegens een oorzaak of
gemak zoals anderszins bepaald in de Overeenkomst, kan elke partij de Overeenkomst beëindigen zonder
aansprakelijkheid jegens de andere partij bij het optreden van een van de volgende omstandigheden en na
schriftelijke kennisgeving aan de andere partij: Door Klant: Materiële schending door Hotel van enige
materiële voorwaarde of bepaling van de Overeenkomst. Het recht van de Klant om de Overeenkomst te
beëindigen op grond van een oorzaak zal een aanvulling zijn op, en geen beperking inhouden van, het recht
van de Klant op andere rechtsmiddelen voor schendingen van de Overeenkomst. Elke verandering in het
Hotel met betrekking tot het merk, de affiliatie, het eigendom of de beheermaatschappij. In het geval van
een voornoemde wijziging zal Hotel de Klant ten minste dertig (30) kalenderdagen voorafgaand aan de
wijziging schriftelijk op de hoogte stellen.
• FINANCIËLE VERPLICHTINGEN
Alle geconsolideerde facturen zijn contant betaalbaar en zonder korting. Ze brengen van rechtswege en
zonder ingebrekestelling een contractuele interest op van 1% per maand vanaf de vervaldag (d.w.z. de
factuurdatum) tot de datum van volledige betaling. Bovendien is vanaf de eerste ingebrekestelling
automatisch een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het bedrag van de factuur of
factuur, met een minimum van €150. Elke opmerking of klacht met betrekking tot de facturering moet
binnen acht (8) dagen na de uitgiftedatum worden ingediend bij de directie van onze conferentiedienst.
Anders worden de facturen als geaccepteerd beschouwd.
• EVENEMENTENBUREAU EN ANDERE DIENSTVERLENERS
Elke factuur die wordt ontvangen van een leverancier, evenementenbureau of andere tussenpersoon wordt
rechtstreeks aan de klant gefactureerd. Dit omvat bijvoorbeeld douanekosten en kosten voor aangetekende
of expreslevering.
• SCHADE
De klant verbindt er zich toe HASHOTEL te vergoeden voor elke schade veroorzaakt door hem of zijn gasten
aan personen, het gebouw, het meubilair of de uitrusting van HASHOTEL en de voor het publiek
toegankelijke plaatsen, na voorlegging van het schaderapport.
• FORCE MAJEURE/ OVERMACHT
Geen van de partijen zal aansprakelijk zijn voor de niet-uitvoering van deze Overeenkomst indien
gebeurtenissen van overmacht het onmogelijk of onwettig maken om het Evenement in het goed te laten
doorgaan.
Gebeurtenissen van overmacht of toeval zijn deze die gewoonlijk worden beschouwd in de rechtspraak van
de hoven en rechtbanken van Hasselt, alsook de volgende gebeurtenissen:
oorlog, oproer, brand, interne of externe stakingen, lock-out, bezetting van een van de lokalen van de
partijen, ongunstige weersomstandigheden, aardbeving, overstroming, waterschade, wettelijke of
overheidsbeperkingen, wettelijke of reglementaire wijzigingen in de vormen van marketing, ongevallen van
welke aard ook, pandemie, ziekte van meer dan vijftien (15) % van het personeel van een van de partijen in
een periode van twee opeenvolgende maanden, stroomstoringen, gedeeltelijke of volledige uitschakeling
van het internetnetwerk en meer in het algemeen van private of publieke telecommunicatienetwerken,
wegblokkades en bevoorradingsonmogelijkheden en elke andere gebeurtenis buiten de uitdrukkelijke
controle van de partijen die de normale uitvoering van deze overeenkomst verhindert.De partij die getroffen
wordt door een geval van overmacht moet de andere partij onmiddellijk op de hoogte brengen per e-mail of
op een andere manier, bevestigd per aangetekende brief met ontvangstbewijs, en moet bewijsstukken
voorleggen. De andere partij behoudt zich het recht voor om de juistheid van de feiten te verifiëren en te
controleren. Indien een van de partijen zich beroept op overmacht, moet zij haar uiterste best doen om de
schadelijke gevolgen van deze situatie zoveel mogelijk te beperken.
• SCHADE EN INBREUKEN
De klant stemt ermee in HASHOTEL, haar filialen en haar werknemers, agenten en onderaannemers te
vrijwaren van alle vorderingen, rechtszaken, schadeclaims, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven
(inclusief normale advieskosten), voortvloeiend uit een inbreuk door de klant of een deelnemer aan het
evenement of voortvloeiend uit een opzettelijke kwaadwillige daad of nalatigheid of verzuim door de klant
of een deelnemer aan het evenement of een personeelslid van de klant, hun agenten of hun
onderaannemers.
• CONCURRERENDE AANBIEDINGEN
HASHOTEL behoudt zich het recht voor om 48 uur uitstel te verlenen voor het ontvangen van de
ondertekende reserveringsovereenkomst als een andere partij op het punt staat een overeenkomst te
ondertekenen voor dezelfde datum.
• HERTOEWIJZING VAN ZALEN
HASHOTEL behoudt zich het recht voor om conferentie- en/of cateringruimten opnieuw toe te wijzen met
respect voor de behoeften van het programma van de klant.
• WIJZIGING VAN OPSTELLING / CATERING TER PLAATSE
Voor elke wijziging in de opstelling van vergaderzalen of catering die minder dan 24 uur voor de
aankomstdatum wordt aangebracht en die afwijkt van wat is overeengekomen met de "Conference &
Conventions Service Manager", wordt een toeslag van 10 euro in rekening gebracht per persoon die
deelneemt aan het evenement.
• BUFFET
HASHOTEL vereist een minimum van 40 deelnemers op het terrein om de lunch en het diner in buffetvorm,
zoals hierboven beschreven, te kunnen garanderen. Als dit niet het geval is, wordt als alternatief een 3-
gangen lunch of diner aangeboden.
• PERSONALISERING VAN UW EVENEMENT EN PROMOTIES
Neem contact op met uw "Conference & Conventions Service Manager" voor meer informatie. Elk
advertentie- of promotiemateriaal dat verwijst naar de naam of het logo van HASHOTEL, behalve een
eenvoudige verwijzing naar de locatie van het evenement, is onderworpen aan de controle en goedkeuring
van HASHOTEL.
• EXTERNE DIENSTEN
Voor elke externe dienst geleverd door HASHOTEL voor rekening van het evenement van de klant wordt een
bijkomende waarborg gevraagd die overeenstemt met 100% van de gevraagde diensten. De klant moet een
verklaring van afstand van verantwoordelijkheid voor HASHOTEL ondertekenen voor alle externe activiteiten.
Alle ruimtes die nodig zijn voor een teambuildingactiviteit binnen of buiten moeten vooraf gereserveerd
worden bij HASHOTEL. Neem contact op met uw "Conference & Conventions Service Manager" voor meer
informatie. Niettegenstaande de onderstaande bepalingen inzake audiovisuele diensten, moet de Klant,
indien hij voor zijn evenement een beroep wil doen op externe dienstverleners of onderaannemers in de
lokalen of op het terrein van HASHOTEL, met inbegrip van maar niet beperkt tot een horecabedrijf,
audiovisuele diensten, decorateurs of anderen, HASHOTEL minstens 14 kalenderdagen vóór het evenement
op de hoogte brengen van zijn voornemen om een beroep te doen op deze dienstverleners. HASHOTEL
behoudt zich het recht voor om op elk moment externe dienstverleners of onderaannemers te weigeren. Alle
externe dienstverleners en onderaannemers moeten de toepasselijke voorwaarden van de gezondheids- en
veiligheidsregels van HASHOTEL en alle andere toepasselijke regels en reglementen aanvaarden. Externe
dienstverleners erkennen en aanvaarden uitdrukkelijk dat HASHOTEL niet aansprakelijk kan worden gesteld
voor schade aan of in verband met de uitrusting van externe dienstverleners, noch voor de betaling van hun
facturen.
Alle externe dienstverleners moeten een verzekeringsbewijs voorleggen voor een bedrag dat aanvaardbaar is
voor HASHOTEL (de bedragen en soorten verzekeringen kunnen naar goeddunken van HASHOTEL worden
gewijzigd of verhoogd op basis van het soort diensten dat de externe dienstverlener zal verlenen) vooraleer
ze diensten mogen verlenen in de lokalen van HASHOTEL.
HASHOTEL behoudt zich ook het recht voor om elke externe dienstverlener of onderaannemer te vragen de
lokalen te verlaten als ze zich niet houden aan de interne regels en voorschriften van de onderneming, de
toepasselijke algemene voorwaarden, de geldende lokale en internationale wetten, met inbegrip van de
regels inzake gezondheid en veiligheid, en/of zich niet gedragen volgens de instructies van HASHOTEL.
• NIET-ROKERS ZONES
In overeenstemming met de Belgische wetgeving zijn al onze ruimtes geklasseerd als NIET-ROKERSZONES.
HASHOTEL behoudt zich het recht voor om elke persoon wiens gedrag onverenigbaar is met deze regel uit
zijn lokalen te verwijderen.
• BELGISCHE WETGEVING
Elke overeenkomst tussen HASHOTEL en de klant, evenals elk geschil dat hiermee verband houdt, zal
onderworpen zijn aan het Belgisch recht (met uitsluiting van de collisieregels van het internationaal
privaatrecht). De klant verbindt zich ertoe informatie in te winnen over de geldende Belgische wetgeving op
het moment van het evenement.
• BEVOEGDHEIDSCLAUSULE
Alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de
rechtbanken van Hasselt België.
• PARKEREN
HASHOTEL . neemt geen enkele verantwoordelijkheid als beheerder en wijst alle aansprakelijkheid af op
welke grond dan ook voor schade, met name als gevolg van ongevallen, diefstal, schade of beschadiging,
zelfs gedeeltelijk, die kan optreden op parkeerplaatsen. Voertuigen geparkeerd op de parkeerplaats worden
achtergelaten op risico van de eigenaar en onder hun enige wettelijke verantwoordelijkheid.
• AUDIOVISUELE VOORZIENINGEN
HASHOTEL biedt een gratis Wi-Fi-verbinding in het hele gebouw. Afhankelijk van de gebruiksbehoeften kan
een toeslag worden gevraagd. Als de klant een extern audiovisueel bedrijf wil inschakelen, vraagt HASHOTEL
een vergoeding.
• BETALING
HASHOTEL accepteert alleen betalingen via elektronische overschrijving. Cheques worden niet aanvaard. Bij
betwisting van betaling moet in elk geval het niet-betwiste bedrag onmiddellijk worden betaald en zullen de
partijen te goeder trouw en zonder verwijl trachten de betwiste bedragen op te lossen. Betwiste bedragen
moeten uiterlijk acht (8) dagen na de uitgiftedatum van de factuur schriftelijk worden meegedeeld aan
HASHOTEL. De volledige betaling moet gebeuren binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de eindfactuur.
• BELASTINGEN EN BTW
Als gevolg van wijzigingen in de wetgeving kunnen belastingen en btw-tarieven van tijd tot tijd worden
gewijzigd.
• UNISONO
Voor het afspelen van muziek in HASHOTEL moet de klant in orde zijn met UNISONO, bereikbaar op het
nummer 02 286 82 11. Eventuele kosten in verband met deze procedure zijn uitsluitend ten laste van de klant
en de klant is financieel aansprakelijk ten opzichte van HASHOTEL in geval van boetes, kosten, schade, claims
of andere onkosten als gevolg van het niet betalen van de vergoedingen van UNISONO.
• GELUIDSNIVEAU
Het geluidsniveau mag niet storend zijn voor de hotelgasten en de onmiddellijke omgeving. HASHOTEL
behoudt zich het recht voor om het volume te beperken als het te luid is. HASHOTEL behoudt zich het recht
voor om op elk moment het volume te controleren en, naar eigen goeddunken, elke dienstverlener of
onderaannemer die zijn instructies niet naleeft te vragen om te vertrekken.
• BEVEILIGING
HASHOTEL behoudt zich het recht voor om van de klant te eisen dat hij een professionele bewakingsdienst
inschakelt tijdens het hele evenement, als het evenement een bijzonder kritieke of belangrijke waarde heeft,
om het goede verloop ervan te garanderen. Deze diensten zijn ten laste van de klant.
HASHOTEL eist dat de klant een veiligheidsdienst inschakelt voor elk evenement dat plaatsvindt van 22u tot
laat, afhankelijk van het aantal deelnemers.
Dit beveiligingspersoneel mag geen wapens dragen en moet alle toepasselijke wetten naleven. De klant gaat
ermee akkoord te voldoen aan alle toepasselijke wetten, inclusief gezondheids- en veiligheidsvoorschriften..
• AANSPRAKELIJKHEID
De klant is verantwoordelijk voor het verzoek aan de woning om de vergaderzalen af te sluiten. HASHOTEL
kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het onbeheerd achterlaten van materiaal dat betrekking heeft op
een evenement.
In geval HASHOTEL één of meerdere bepalingen van de overeenkomst schendt, kan zij enkel aansprakelijk
worden gesteld voor de waarde van de niet-uitgevoerde diensten en tot maximaal de bedragen die
daadwerkelijk voor elk van deze diensten werden ontvangen. In elk geval zal HASHOTEL niet aansprakelijk
zijn voor meer dan het totale bedrag dat daadwerkelijk door de klant aan HASHOTEL is betaald.
HASHOTEL is niet aansprakelijk voor indirecte schade of verlies van winst, omzet, klanten, verwachte
inkomsten of besparingen geleden door de klant en rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeiend uit een
inbreuk op deze overeenkomst door HASHOTEL of uit de uitvoering van een van de bepalingen van deze
overeenkomst. Geen enkele bepaling van deze overeenkomst zal de aansprakelijkheid van een van beide
partijen uitsluiten of beperken voor fraude of grove nalatigheid of voor overlijden of persoonlijk letsel.
• CONCURRENTIEBEDING
HASHOTEL kan de afwezigheid van concurrerende organisaties van de klant tijdens het evenement niet
garanderen.
• OPVOLGERS EN RECHTVERKRIJGENDEN
De verplichtingen van de Klant zijn bindend voor zijn opvolgers en rechtverkrijgenden. Als de klant al zijn
activa of een groot deel ervan overdraagt, verkoopt, overdraagt, in pand geeft of op een andere manier van
de hand doet (een "Overdracht"), hetzij door wettelijke verplichting of anderszins, zullen deze overeenkomst
en de verplichtingen die ze bevat ook worden overgedragen aan en overgenomen door de opvolger, onder
voorbehoud van goedkeuring door HASHOTEL Als een dergelijke Overdracht wordt overwogen, stemt de
klant ermee in HASHOTEL minstens dertig (30) dagen vóór de datum waarop de Overdrachtstransactie door
de betrokken entiteiten moet worden afgesloten, op de hoogte te brengen. HASHOTEL beschikt dan over
twintig (20) kalenderdagen om de klant op de hoogte te stellen van haar beslissing om de Overdracht goed
te keuren.
• DATA/GEGEVENSBESCHERMING
Alle verwerking van persoonsgegevens in verband met deze overeenkomst zal in overeenstemming zijn met
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de
bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende
het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening
Gegevensbescherming) - "GDPR". Elke partij verklaart en garandeert aan de andere partij dat zij zich strikt zal
houden aan de GDPR bij elke verwerking van persoonsgegevens die wordt uitgevoerd in verband met deze
overeenkomst. Behoudens andersluidende clausules zullen de partijen geen contractuele aansprakelijkheid
op zich nemen onder deze overeenkomst voor zover naleving van de GDPR hen zou verhinderen een van
hun verplichtingen onder deze overeenkomst na te komen.
• VERZEKERING
De klant wordt aangeraden een verzekering af te sluiten bij een maatschappij die gespecialiseerd is in deze
materie om alle financiële gevolgen te dekken die verbonden zijn aan zijn burgerlijke aansprakelijkheid in het
kader van de uitvoering van deze overeenkomst.
• BESCHIKBAARHEID EN TARIEVEN
Zowel de beschikbaarheid als de aangeboden tarieven met betrekking tot catering en vergaderzalen zijn
contractueel gekoppeld aan het aantal oorspronkelijk gereserveerde kamers. In geval van een aanzienlijke
annulering van het aantal kamers, kan HASHOTEL de beschikbaarheid van vergaderzalen niet garanderen en
behoudt zij zich het recht voor om de tarieven aan te passen.